Zasiłki po nowemu. Dokumenty trafią do pracodawcy albo ZUS

Wniosek o zasiłek można dziś przekazać nie tylko na papierze, ale także elektronicznie. Dla mieszkańców Piekar Śląskich najważniejsze będzie ustalenie, kto wypłaca świadczenie – pracodawca czy ZUS. Od tego zależy adresat dokumentów, dopuszczalna forma wniosku i dalszy obieg sprawy.

• Liczba ubezpieczonych u płatnika decyduje o wypłacie zasiłku
• Wnioski kierowane do ZUS mają kilka dopuszczalnych form
• Skany i potwierdzone kopie zastępują papierowe oryginały

Liczba ubezpieczonych u płatnika decyduje o wypłacie zasiłku

Od 1 lipca 2026 roku płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób sami ustalają prawo do zasiłku, jego wysokość i dokonują wypłaty. Wyjątkiem są osoby ubiegające się o świadczenie za okres przypadający po ustaniu ubezpieczenia.

Jeżeli do ubezpieczenia chorobowego zgłoszono nie więcej niż 20 osób, sprawą zajmuje się ZUS. Zakład ustala wtedy prawo do świadczenia i wypłaca zasiłek. Dlatego przed wysłaniem dokumentów warto najpierw sprawdzić u pracodawcy, kto jest płatnikiem konkretnego zasiłku – pozwoli to uniknąć przekazania wniosku do niewłaściwej instytucji.

Gdy zasiłek wypłaca pracodawca lub inny płatnik składek, ubezpieczony może przekazać dokumenty bezpośrednio do niego:

• papierowo, w zwykłej formie pisemnej i z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznie, między innymi przez pocztę elektroniczną, wewnętrzny system pracodawcy albo system kadrowo-płacowy,
• jako skan dokumentu.

Wnioski kierowane do ZUS mają kilka dopuszczalnych form

Jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, wniosek należy przekazać do Zakładu. Nadal można zrobić to papierowo, z własnoręcznym podpisem. Dostępna jest również forma elektroniczna za pośrednictwem PUE/eZUS albo adresu do doręczeń elektronicznych.

Dokument elektroniczny skierowany do ZUS powinien zostać opatrzony jednym z dopuszczonych podpisów:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym,
• podpisem udostępnionym przez ZUS.

Zmiana obejmuje także sytuację, w której pracownik złoży wniosek, na przykład o zasiłek opiekuńczy, u pracodawcy, ale ten nie jest płatnikiem świadczenia. W takim przypadku pracodawca przekazuje kompletną dokumentację do ZUS. Ma na to siedem dni od otrzymania dokumentów. Może przesłać je papierowo albo elektronicznie, między innymi przez portal eZUS, dołączając skan wniosku.

Dokumenty przekazane przez płatnika składek do ZUS elektronicznie mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe podpisane własnoręcznie przez ubezpieczonego.

Skany i potwierdzone kopie zastępują papierowe oryginały

Jeżeli do wniosku trzeba dołączyć dodatkowe dokumenty, można przekazać:

• oryginały,
• kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• elektroniczne kopie, na przykład skany.

W przypadku zasiłków wypłacanych przez ZUS płatnik składek powinien przesłać także te dokumenty. Termin wynosi siedem dni od ich otrzymania. Dzięki temu osoba składająca wniosek może przekazać dokumentację pracodawcy w formie elektronicznej, jeśli właśnie tą drogą obsługiwane są sprawy kadrowe.

na podstawie: Urząd Miasta w Piekarach Śląskich.